Partons d’un fait concret ! Nous avons récemment répondu à une consultation d’un conseil général où il s’agissait d’accompagner des services dans l’introduction de clauses sociales dans certains marchés de cette collectivité.
Le cahier des charges était relativement précis sur ce qu’il fallait faire en termes qualitatifs mais donnait une fourchette assez large du nombre de marchés susceptibles d’être concernés par cette action (de 20 à 30).
Les critères de sélection des offres étaient classiquement la valeur technique et le coût.
La valeur technique était bien définie comme suit :
a. La compréhension de la demande
b. L’expertise de l’équipe mobilisée (expertise professionnelle, compétences du ou des intervenants en se basant sur les CV remis ou documents équivalents) ;
c. Les modalités d’accompagnement des services du conseil général pour réaliser la prestation demandée (méthodologie, outils proposés, échanges avec les directions opérationnelles, articulation proposée avec les différents partenaires, etc.).
Dans sa réponse au candidat malheureux (nous même ce qui explique d’ailleurs ce blog !) la collectivité explique que nous avions proposé 24 jours d’accompagnement – ce qui l’intéressait- mais que ce nombre d’heures était encore supérieur à ses attentes.
Le candidat retenu proposait seulement 13 jours et, malgré un coût journalier supérieur, présentait un coût total inférieur.
La différence du nombre de jours entre les deux offres est donc importante et la différence de « qualité de service » également en ce qui concerne la disponibilité du consultant pour accompagner les différentes directions.
Avec un critère « coût » ou « budget », le nombre de jours offert est noté uniquement négativement puisque le coût augmente quand le nombre de jours offerts augmente.
La qualité de service que représente une plus grande disponibilité des consultants n’est pas prise en compte.
Dans un cas tel que celui-ci on peut donc se demander, pour la transparence de la consultation et aussi son efficacité, si le pouvoir adjudicateur ne devrait pas compléter son analyse des besoins par le nombre de jours consultant dont il souhaite disposer.
Ceci pourrait se faire de deux façons alternatives :
1. Soit en fixant dans le cahier des charges le nombre de jours exact d’accompagnement dont il souhaite disposer ;
2. Soit en faisant intervenir un 3° critère qui serait précisément le nombre de jours mis à disposition par les candidats, critère représentatif de la « qualité de service ».
Dans le premier cas, le nombre de jours étant fixé, les critères de choix seraient la valeur technique et le prix unitaire de la journée consultant.
Le pouvoir adjudicateur serait assuré d’avoir exactement le nombre de jours d’accompagnement souhaité et ferait donc un arbitrage classique qualité / prix unitaire.
Dans le second cas, les trois critères seraient la valeur technique, le nombre de jours proposés et le budget de l’opération (nombre de jours x prix unitaire de la journée)
On pourrait admettre que la notation du nombre de jours serait une notation croissante avec le nombre de jours, le candidat offrant le nombre de jours le plus élevé ayant la note maximale. L’existence du critère « budget de l’opération » responsabiliserait les candidats car plus le nombre de jours proposés augmente, plus le budget augmente également.
Finalement, chaque candidat proposerait sa combinaison optimale nombre de jours / budget.
L’avantage de l’une et l’autre solution serait de valoriser comme « qualité de service » le nombre de jours offerts, alors qu’avec seulement le critère budget ou coût, le nombre de jours offerts est vu négativement puisqu’il contribue à augmenter les coûts.
Ceci permettrait également de lutter contre une tendance à la sous estimation des budgets pour remporter à tout prix les consultations ce qui se rapproche des pratiques d’offres anormalement basses.
Notation linéaire du prix / Elimination des offres anormalement basses
Mercredi 22 juin 2011Un membre du « réseau des juristes de la commande publique » animé par la mission « achats » du ministère de l’éducation nationale a signalé un appel d’offres pour des travaux de voirie du département de l’Ardèche qui comprend une formule de prix intéressante et une méthode de détection des prix anormalement bas.
La formule de notation des prix est présentée dans le règlement de la consultation (RC) comme suit :
On peut écrire cette formule comme suit :
Offre n note = 10 – {(offre n –offre mini acceptable)/offre mini acceptable} x10
Le terme {(offre n –offre mini acceptable)/offre mini acceptable} représente l’écart relatif entre l’offre considérée et l’offre mini acceptable, qu’on pourra exprimer en %.
La règle de construction de la formule est telle que tout écart relatif de prix de n fois 10% par rapport à l’offre mini acceptable se traduit par une diminution de n fois 1 point de notation par rapport à 10, la note attribuée étant alors N= (10-n).
Par exemple, si l’offre considérée a un écart de 10% (n=1, une fois 10%) par rapport à l’offre mini, la perte de points par rapport au maximum est de n= un point ; la note attribuée sera donc de (10-1)= 9.
Un écart de 20% -soit n= 2 fois 10%-par rapport au prix minimum se traduit par une perte de points de n= 2 fois un point soit 2 points ; la note attribuée sera donc de (10-2)=8.
Un écart de 100% -soit 10 fois 10%- par rapport au prix minimum se traduit par une perte de points de 10 fois un point soit 10 points ; la note attribuée sera donc de (10-10)=0.
C’est ce que souligne le RC en disant que les offres 2 fois supérieures au moins disant -c’est à dire supérieures de 100% au moins disant- seront notées 0.
Et on peut ajouter que les notes plus de 2 fois supérieures au moins disant seront également notées 0.
Une formulation équivalente mathématiquement, plus simple –mais moins parlante pédagogiquement- de cette formule est la suivante :
Offre n note = 10x (2 offre mini acceptable – offre n)/ offre n
On voit bien que pour l’offre qui serait 2 fois supérieure à l’offre mini acceptable, la note est zéro.
On peut facilement imaginer ou construire d’autres formules de même nature ; par exemple :
- tout écart de 10% par rapport à l’offre mini se traduit par une diminution de 2 points de notation ; dans ce cas la note zéro/10 est attribuée dès l’offre supérieure de 50% à l’offre mini ; (50% = 5 x 10% donc on retire 5 fois 2 points = 10 points de notation soit une note de (10-10)=0)
- tout écart de 10% par rapport à l’offre mini se traduit par une diminution de 1/2 points de notation ; dans ce cas la note zéro/10 est attribuée pour l’offre supérieure de 200% à l’offre mini -soit égale à 3 fois l’offre mini- (200%= 20 fois 10% donc on retire 20 fois ½ point = 10 points de notation en moins soit une note de zéro).
Dans la réédition de notre ouvrage (mai 2011), nous présentons pages 235, 236 et 237 ces différentes formules linéaires de notation construites à partir de l’écart relatif à l’offre mini acceptable.
La formulation retenue dans le RC d’ « offre mini acceptable » est bonne car elle renvoie à la question des offres anormalement basses ; si on retient une offre vraiment anormale, par exemple deux fois moins chère que les autres, avec une formule telle que celle-ci, toutes les offres autres que l’offre anormale reçoivent la note zéro !
D’où la nécessité de détecter puis d’éliminer les offres anormalement basses.
Le RC en question propose une formule qu’on rencontre assez souvent car elle a été prônée par la Fédération française du bâtiment (FFB) :
On calcule deux fois une moyenne :
- La 1° fois avec toutes les offres acceptables,
- La 2° fois avec les offres qui ne sont pas supérieures de 20% à la moyenne précédente, ce qui a pour effet d’abaisser la moyenne.
- Le soupçon d’offre anormalement basse pèse sur les offres inférieures de 15% à cette seconde moyenne.
Toutefois, il est de jurisprudence constante, européenne et nationale, qu’on ne peut éliminer un candidat anormalement bas par le jeu d’une simple formule mathématique : il faut qu’il explique son offre justifiée éventuellement par une situation particulière.
Le RC continue donc très justement par un 2° paragraphe :
Les lecteurs que les offres anormalement basses préoccupent trouveront dans le numéro du Moniteur des TP du vendredi 17 juin n° 5612 pages 48 et suivantes une analyse de M°Letellier concluant plutôt à l’obligation pour le pouvoir adjudicateur d’éliminer les offres anormalement basses -voire de les détecter-tout en reconnaissant les difficultés de fixer des règles générales permettant de déceler et d’éliminer ces offres anormalement basses.
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